Assistant(e) de direction (H/F)

LE PÔLE MÉDIATION, PRÉVENTION ET PROTECTION DE L’ENFANCE

Recrute pour les besoins de la direction des services de prévention spécialisée

Un(e) assistant(e) de direction (h/f)

40 salariés
En CDI temps complet – CCN 66
Poste à pourvoir à partir d’octobre 2024

Véritable bras droit de la direction, vous participerez à l’organisation et au fonctionnement administratif des services et serez en appui technique pour les cadres.

Les services de prévention spécialisée sont répartis sur le territoire de l’Essonne et ont pour mission d’accompagner les jeunes du territoire de 11 à 25 ans.

Au sein du pôle, en étroite collaboration et sous la responsabilité du Directeur des services de prévention spécialisée, et en lien avec les services supports de la direction générale de l’AAPISE vos principales missions seront :

Gestion et organisation administrative

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en filtrant les communications ;
• Gérer des agendas complexes et multiples ;

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
• Gérer des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière dans son champ de compétence ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;

• Assurer le back up en cas d’absence d’un(e) assistant(e) de direction.

Gestion administrative des jeunes

• Constituer et gérer les dossiers des jeunes ;
• Contrôler le suivi des présences ;
• Préparer les données nécessaires à la facturation des prises en charge auprès des financeurs.

Gestion du personnel

• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations ;
• Réaliser un suivi administratif du personnel ;
• Assurer la gestion des éléments mensuels de paie ;
• Constituer des dossiers administratifs de recrutement des nouveaux salariés ;
• Tenir le registre du personnel ;
• Assurer la gestion du planning et du temps de travail des salariés (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, tickets restaurant).

Communication

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, etc.…), les reproduire et les diffuser ;
• Récupérer, vérifier et transmettre des documents comptables au référent comptable.

Connaissances

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Maitrise de Word, Excel, PowerPoint, et des outils de messagerie ;
• La connaissance de l’organisation et du fonctionnement des associations serait un plus.

 Compétences opérationnelles :

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
• Capacité à prendre des initiatives ;
• Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion multi sit

Aptitudes professionnelles :

• Sens des priorités et de l’organisation ;
• Discrétion ;
• Très bon relationnel ; 

Profil

Une expérience de 3 ans minimum est souhaitée.
Niveau 5 (Bac + 2), notions juridiques appréciées.

CV + lettre de motivation à envoyer par mail,
à l’attention de la Directrice des Ressources Humaines :

Courriel : aapise@aapise.fr